Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, um Fahrtkosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzen zu können, wenn die Dienstreisen mit einem privaten Kraftfahrzeug unternommen werden. Verfügt der Arbeitnehmer über einen Dienstwagen, so wird das Fahrtenbuch benötigt, um den bei der Sozialversicherungs- und bei der Lohnsteuerbeitragsgrundlage anzusetzenden Sachbezugswert ermitteln zu können.
In einem Fahrtenbuch werden alle beruflichen und privaten Fahrten erfasst. So kann der Anteil der beruflichen Fahrten ermittelt werden.
Inhalt des Fahrtenbuchs
Aufgezeichnet werden müssen sowohl Dienstreisen als auch private Fahrten. Es sollte beinhalten:
- Datum der Fahrt
- Ausgangs- und Zielpunkt
- Zeitdauer
- Zweck der Fahrt
- Kilometerstand am Beginn und am Ende der Fahrt
- Hinweis, ob berufliche oder private Fahrt
Für den Nachweis zur Inanspruchnahme von steuerfreien Tagesgeldern sind lt. Lohnsteuerrichtlinien auch der Beginn und das Ende der Fahrt (Uhrzeit) aufzuzeichnen.
Folgende Regeln sollten weiters beachtet werden:
- Gestalten Sie das Fahrtenbuch übersichtlich.
- Tragen Sie die Fahrten fortlaufend in das Fahrtenbuch ein.
- Die Aufzeichnungen sollten vollständig und genau sein.
- Im Nachhinein vorgenommene Änderungen müssen erkennbar und nachvollziehbar sein.
Je genauer die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung.
Mögliche Alternativen zum althergebrachten Fahrtenbuch sind ein Nachweis der gefahrenen Kilometer über ein Computerprogramm. In diesem Fall muss aber ein spezielles Programm verwendet werden, da es keine nachträglichen Änderungen zulassen darf. Das Computerprogramm Excel ist zum Beispiel kein zulässiges Programm.
