Wie lang muss ich meine Unterlagen aufbewahren?

Laut Bundesabgabenordnung müssen Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen für steuerliche Zwecke grundsätzlich sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt zu laufen am Ende des Jahres, für das die Buchungen vorgenommen wurden.

Bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist am Ende des Jahres weg, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Diese Informationen geben einen grundlegenden Überblick zu Aufbewahrungsfristen in Steuergesetzen. Weitere Normen sind zu beachten (wie z. B. für die digitale Belegaufbewahrung).

Verlängerte Aufbewahrungspflicht

Für bestimmte Unterlagen gibt es eigene Aufbewahrungsfristen. Beispiele für verlängerte Aufbewahrungsfristen sind:

• Nach dem Umsatzsteuergesetz müssen Unterlagen, die bestimmte Grundstücke betreffen, 22 Jahre aufbewahrt werden.
• 10 Jahre Aufbewahrungsfrist gilt z. B. für alle Aufzeichnungen, die bei Inanspruchnahme der sogenannten One-Stop-Shops zu führen sind.
• Unterlagen, die in einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren als Beweismittel dienen. Hier verlängert sich die Frist auf unbestimmte Zeit. Auch Unterlagen über Eigentums- oder Bestandsrechte und Arbeitsverträge sollten länger aufgehoben werden.
• Haben Sie Förderungen in Anspruch genommen, so sind auch die Bestimmungen zur Aufbewahrung der entsprechenden Förderrichtlinie zu beachten (z. B. zehn Jahre bei Investitionsprämie oder Kurzarbeitsbeihilfe).

Für bestimmte Unterlagen und Belege (z. B. für sogenannte steuerliche Dauersachverhalte wie z. B. Verlustabzüge) empfiehlt sich eine Aufbewahrung über die oben genannten Fristen hinaus.

Betriebsprüfungen zehn Jahre zurück

Bitte beachten Sie, dass Betriebsprüfungen bis zehn Jahre zurück möglich sind. Daher kann es sinnvoll sein, Unterlagen auch so lange aufzuheben.

Elektronische Rechnungen

Bei elektronischen Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden.

Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie

Beim Kauf eines Grundstücks bzw. einer Immobilie im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf, einem Zu- und Umbau oder einer Großreparatur in Zusammenhang stehen, für Zwecke der Berechnung der Immobilienertragsteuer bei einem späteren Verkauf unbefristet aufbewahrt werden.