Die Bücher und Aufzeichnungen (auch die ohne gesetzliche Verpflichtung geführten Bücher) sind so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sollen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen. Die Eintragungen müssen unter anderem
- in einer lebenden Sprache geführt werden. Sofern es nicht die Amtssprache ist, kann die Behörde eine beglaubigte Übersetzung der Unterlagen verlangen.
- chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah erfolgen
- bereits durch ihre Bezeichnung die in diesem Konto oder in diesen Aufzeichnungen erfassten Geschäftsvorgänge erkennen lassen
- Blatt für Blatt mit einer fortlaufenden Nummer gekennzeichnet werden
- geordnet aufbewahrt werden, sodass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist
- sich bei Änderungen nachvollziehen lassen (sie dürfen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen).
Grundsätzlich dürfen die Bücher von inländischen Betrieben auch im Ausland geführt werden. Auf Verlangen der Finanzverwaltung sind sie jedoch ins Inland zu bringen.
Werden Geschäftsfälle maschinell festgehalten bzw. auf Datenträger erfasst so gelten weitere Bestimmungen.
